di Pier Paolo Maccarrone
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Se sei un imprenditore dinamico ed in espansione, hai la necessità di esporre chi sei e quello che fai per valorizzare la tua qualità, soprattutto se sei piccolo e ancora poco conosciuto. Il marketing richiede che tu descriva e diffonda i tuoi prodotti o servizi e le utilità che offri agli acquirenti.
Non si tratta solo di rivolgerti al tuo potenziale mercato, e quindi fare una campagna per ampliare la tua sfera d’azione in modo da acquisire più clienti, ma potresti anche voler instaurare rapporti di collaborazione ed accordi di partenariato commerciale con altre imprese. Forse vorresti proporti come fornitore a società più grandi di te ed hai bisogno di sapere come presentarti nella maniera migliore e più adeguata.
In tutti questi casi ti serve una lettera di presentazione della tua azienda. Sei tu che stai facendo il primo passo e con ogni probabilità ti rivolgi a soggetti che ancora non ti conoscono. L’immagine che darai loro attraverso la lettera è fondamentale e non devi sbagliare. Se scrivi male o se sei poco chiaro, il tuo messaggio sarà ignorato e cestinato; se non sai quali informazioni inserire e che stile usare, andrai fuori bersaglio e perderesti un’opportunità preziosa. Per questo ti occorrono dei criteri di massima per sapere come fare ed anche degli esempi, che potrai adattare alle tue specifiche esigenze.
Se scrivi una lettera di presentazione chiara ed efficace della tua azienda avrai ottenuto il primo risultato: quello di catturare l’attenzione dei destinatari. Avrai insomma aperto una breccia, fornendogli un quadro sintetico ma che farà capire quali sono le attività essenziali della tua azienda e in cosa ti distingui dalla concorrenza: cosa fate come impresa e perchè vi ritenete bravi e vi proponete con questo messaggio. Facendo così avrai superato il primo ostacolo. Grazie a questo aggancio ottenuto con la lettera susciterai interesse, ti verranno richieste altre informazioni, potrai ottenere incontri e instaurare proficui contatti e arrivare a concludere importanti affari.
Ti indichiamo quindi i principali criteri per scrivere un’efficace lettera di presentazione: esempi adatti ai più vari tipi di azienda. Potrai personalizzarli in base all’attività che fai, ai destinatari a cui ti rivolgi ed ai risultati che vuoi ottenere: dai potenziali clienti ai fornitori, fino agli imprenditori con cui intendi raggiungere accordi di produzione, sinergia o distribuzione.
Come si scrive una lettera di presentazione aziendale
Ti stai rivolgendo a persone, aziende o società che ancora non ti conoscono. Quando si è nel primo stadio della conoscenza bisogna presentarsi bene e lealmente: mettendosi nella prospettiva migliore, indicando i punti di forza e le qualità ma non nascondendo le debolezze. Quindi, bisogna mostrarsi, con sincerità ed autostima, per ciò che veramente si è. Proprio come dovrebbe avvenire nei rapporti umani, prima ancora che in quelli commerciali, dove oltretutto i trucchi non funzionano e si scoprono presto.
Una buona lettera di presentazione aziendale, quindi, deve rispettare precisi criteri di “galateo” di comunicazione tra azienda e clienti o tra azienda e altre imprese, che, come ora noterai, non sono di forma ma di sostanza. Una lettera di presentazione efficace dovrà dunque essere:
Lettera di presentazione aziendale: breve e semplice
La lunghezza eccessiva ed i concetti complicati stancano il lettore, soprattutto chi non conosce ancora la tua azienda e magari viene “bombardato” di proposte e richieste sgradite. C’è il rischio che il messaggio che vuoi trasmettere arrivi diluito o distorto. Inoltre, il destinatario non ha tempo da perdere leggendo lettere confuse o prolisse: tu devi essere il primo a rispettare il suo tempo. Insomma, se scrivi troppo o in maniera complessa non verrai capito e la tua azienda sarà rifiutata.
Prova dunque a descrivere cosa fa la tua azienda in tre righe al massimo: scoprirai che – qualunque sia il materiale che fabbrichi, la gamma di prodotti che metti in commercio o i servizi che offri al pubblico – è possibile riuscirci. Addirittura, puoi arrivare a farlo in sole
tre parole.
Il trucco è che non devi spiegare tutto il processo, ma limitarti a dire qual è il risultato che otterrà il cliente se si servirà della tua azienda, il bisogno che soddisferà rivolgendosi a te. Da qui gli farai intuire e pregustare il valore aggiunto che otterrà preferendo te rispetto agli altri, ai concorrenti.
Esempi: vendiamo mobili da arredo (o da ufficio), ripariamo smartphone rotti, installiamo reti wifi, facciamo traslochi in tutta Italia ed Europa, produciamo candele fatte a mano, noleggiamo auto usate. La lista è infinita ma come vedi è possibile arrivare al “nocciolo”; fatto questo, avremo chiaro il messaggio da esporre. Non vantare le tue qualità, limitati a descrivere bene quello che fai e che sai fare al meglio.
Per la “polpa”, invece, cioè per spiegare le informazioni dettagliate, avrai tempo dopo, quando avrai stabilito il contatto grazie a questa prima indispensabile lettera. Il destinatario, leggendola, sarà incuriosito; avrà il desiderio di contattarti e di approfondire questo spunto iniziale che gli hai dato.
Lettera di presentazione aziendale: specifica e personalizzata
Dopo aver detto cosa fai, preoccupa di dire come lo fai. Specifica, ad esempio, se la tua attività aziendale si distingue per originalità dei metodi produttivi o dei prodotti stessi (mattoni leggeri, colla iper resistente, complementi d’arredo con design particolari, ecc.) oppure per elevata qualità, caratteristiche o contenuto anche tecnologico (prodotti bio, assemblaggi impianti tech, alta sartoria, oggettistica artigianale, ecc.). Anche qui gli esempi sono sterminati: se ti contraddistingui, se sei originale ed offri qualcosa di più o di diverso rispetto alla massa, trova il modo per dirlo chiaramente, nella maniera più diretta possibile e senza giri di parole o termini troppo tecnici.
Evita l’errore di fare una lettera “ciclostile” e generalizzata: se vuoi che il tuo messaggio arrivi e abbia gli effetti positivi che vuoi ottenere, non devi fare un volantino pubblicitario ma ti devi rivolgere proprio a quel destinatario specifico del quale vuoi catturare l’attenzione. Non dovrà essere, salvo casi particolari, una singola persona, ma piuttosto una categoria, una fascia specifica.
Non esiste una lettera universale, ma una lettera pensata per un determinato cliente tipo (es. il giovane padre di famiglia; il neolaureato; il pensionato facoltoso, l’impiegato, la casalinga, la donna manager).
Se invece fai una lettera mirata ad un’altra azienda, pensa proprio a quell’importante società di cui vorresti diventare fornitore, a quel partner che vorresti avere (magari è più grande di te, es. lui è un tour operator e tu sei un piccolo produttore di prodotti tipici locali) e digli che vorresti collaborare nelle sue attività offrendogli il contributo dei tuoi prodotti o servizi. Ragiona nell’ottica di chi riceverà la tua lettera e poniti nella sua prospettiva.
Lettera di presentazione aziendale: stimolante e professionale
Se scrivi in maniera approssimativa otterresti al massimo una curiosità iniziale ma sarebbe fuoco di paglia: appena il tuo interlocutore avrà notato l’errore ortografico, l’improprietà di linguaggio, l’inesattezza di certi termini in uso in quel settore commerciale, ti boccerà come scarsamente professionale. Se non sai scrivere bene la tua lettera di presentazione aziendale, sarà facile, per lui, immaginare come svolgi le tue attività di produzione e vendita: riterrà che abbiano una qualità altrettanto scarsa.
Essere professionali non significa essere formalisti e “pesanti”, anzi: la vera professionalità aziendale privilegia oggi proprio la scioltezza e l’agilità comunicativa. Il testo deve essere scorrevole per essere stimolante e per fare in modo che il lettore abbia, frase dopo frase, il desiderio di proseguire e di approfondire quei contenuti interessanti che vengono proposti per lui.
E’ questa la sensazione che gli devi dare e da qui vengono poi tutti i dettagli: se li inviti a un contatto devi inserire i recapiti aziendali (telefonici, e-mail, sedi aziendali con indicazione dei giorni e orari di apertura. Meglio ancora sarebbe, se il tuo messaggio è specifico e qualificato, indicare il referente aziendale incaricato di mantenere i contatti, del quale dovrai fornire, possibilmente, i recapiti diretti in modo da evitare agli interlocutori una “gimcana” tra centralini e attese. Sii chiaro anche in questi aspetti comunicativi che sono fondamentali per avviare un dialogo.
Lettera di presentazione aziendale: deve richiedere un’azione
Quando arriverà alla conclusione di questa breve, ma stimolante lettura il tuo destinatario dovrà trovare sempre una proposta concreta di qualcosa da fare. In inglese, si chiama call to action e significa invitare l’interlocutore a compiere un’azione. Questo invito deve essere posto in maniera gentile e soft: mai un’imposizione, un tono perentorio o un messaggio assillante e fastidioso.
Dovrà essere la conseguenza naturale al termine del discorso fatto (come alla fine di una normale conversazione: come rimaniamo? quando ci vediamo?). L’azione deve essere indicata in maniera chiara e deve essere specifica: contattarti per ottenere un preventivo o per richiedere maggiori informazioni, iscriversi a una lista di contatti, inserire la tua azienda nel loro albo fornitori, formularti una proposta commerciale o di collaborazione produttiva, ottenere una demo dei tuoi prodotti, ecc.
Quando la tua lettera è una e-mail, il destinatario deve poter rispondere in maniera facile, trovando subito il modo di farlo: come il famoso “pulsante arancione” di Amazon, che nel tuo caso potrà essere un “reply” da cliccare se il cliente vuole essere chiamato o ottenere informazioni più approfondite. Devi aprirgli la strada e rendergli facile questa azione.
Pier Paolo Maccarrone 